5 tipov ako lepšie manažovať čas

Skončite so zažitým plánovaním úloh, ktoré už vopred nedávajú zmysel a tiež viete, že ich aj tak nestihnete.

Aký má teda význam plniť si takýto zoznam úloh? Prestaňme si plniť zoznam úloh taskami, ktoré skrátka vieme, že nestihneme a radšej ich naplánujeme na iný deň. Vyhnete sa frustrácii z toho, že aj keď ste stihli polovicu zoznamu, váš mozog vás za to nebude chcieť odmeniť. Nie je to predsa 100 %.

Ako si správne rozvrhnúť aktivity? Venovať sa jednej činnosti alebo viacerým naraz? Je celkom jasné, ak sa chcete sústrediť, potrebujete sa venovať len jednej činnosti v danom momente. Neznamená to odchod do hôr alebo nutne vypínať smartfón. Na začiatok postačí vypnutie notifikácií alebo ešte lepšie – prepnúť mobil do tichého režimu. Netreba sa babrať s notifikáciami a keď budete mať čas, potom ich všetky uvidíte a rozhodnete sa čo s nimi.

Pomodoro - áno či nie?

Pomôcť by mohla táto technika, ktorá pozostáva z časových intervaloch na prácu a oddych. Napríklad 20 minút sústredenia na konkrétnu činnosť, potom 5 minút oddych atď. Nie každému to musí vyhovovať. Mne to až ta úplne nefunguje.

Pracujem 40 minút plne sústredene, ak sa mi dá. Ak nie, mám iné veci na práci, ktoré nevyžadujú priame sústredenie. Pomedzi to si napríklad pripravujem materiály k iným veciam, hľadám zdroje, robím si poznámky atď.

Vypnuté notifikácie a zvonenie

Už niekoľko rokov fungujem tak, že mám vypnuté zvonenie na smartfóne a zapínam si ho len v prípadoch, kedy potrebujem počuť prichádzajúci hovor. To sa môže týkať napríklad donášky kuriérom alebo keď sa potrebujem s niekým stretnúť. Je celkom možné, že tento človek mi bude pred stretnutím telefonovať, pretože sa chce uistiť na čase alebo mi oznámiť, že je na mieste a niekde ma čaká.

Po väčšinu pracovného času mám smartfón buď na stole alebo v dosahu, aby som naň videl. Je to jeden z najlepších spôsobov ako sa nenechať rozptyľovať. Ak by som si nechal zapnuté notifikácie všetkých aplikácií (alebo telefón bez zapnutého tichého režimu), je pravdepodobné, že by som nerobil nič iné, len ich z displeja odstraňoval, reagoval na ne a potom sa zbláznil.

Jedna hlavná priorita

Poznáme to všetci a zoznamy úloh sú nekonečné zoznamy, ktoré sa plnia akosi samé od seba. V skutočnosti sme to my, kto tieto zoznamy napĺňa a následne úlohám nevenuje pozornosť. Je ich totiž toľko, že ich buď v danom dni alebo týždni nestíhame a po niekoľkých týždňoch už prakticky nevieme, prečo sme si konkrétnu úlohu poznačili.

Možno práve z dôvodu - bolo by fajn to urobiť, Je to dobrý nápad, ale už teraz viem, že to asi neurobím, no chcem to mať poznačené. Na toto je najlepšie použiť samostatnú aplikáciu na rôzne poznámky alebo mať minimálne oddelený zoznam. Ja to robím takto a vyhol som sa sklamaniu z večne nepostíhaných úloh v danom dni.

Značím si len dôležité úlohy

Na každý deň si naplánujem kritické úlohy, ktoré chcem naozaj stihnúť a pridám aj úlohy, ktoré pravdepodobne stihnem a chcem sa im venovať. V závislosti na tom, ako aplikáciu používate, sa dajú určiť priority a farebné zvýraznenie. Ja používam aplikáciu Standard Notes na vytváranie poznámok, ktorá umožňuje v platenej verzii vytvárať aj takzvané checkboxy. Nemusíte za ňu platiť a pokojne ju môžete v rámci textových neformátovaných údajov používať aj zadarmo a značiť si ich napríklad znamienkom mínus ako odrážky. Úlohy, ktoré budú hotové, môžete označiť pluskom.

Poznačte si trvanie

Už pri samotnom plánovaní úloh je vhodné si poznačiť trvanie konkrétnej úlohy. Pre lepšiu prehľadnosť to robím v minútach. Teda ak úloha trvá 2,5 hodiny, moja poznámka pred názvom konkrétnej úlohy na začiatku riadku bude 150. Takto budem vedieť, že úloha zaberie približne 2,5 hodiny. Niekedy čas mierne nadsadím, pretože neviem do čoho konkrétne idem a koľko času to zaberie.

Budem mať ale veľmi dobrú predstavu toho, ako rýchlo sa mi zaplní deň. Je celkom jasné, že v 1 dni nezvládnete 5 úloh, ktoré trvajú 150 minút. Ak teda nehovoríme o vorkoholikoch, ktorí viac-menej nad úlohami len sedia namiesto toho aby boli skutočne produktívni. Ale to je iná téma.

Táto notifikácia mi pomôže

Notifikáciami som začal a preto nimi tento článok aj ukončím. Nemám proti oznámeniu z aplikácií a mnohé aplikácie u mňa majú notifikácie povolené. Sú prípady, kedy nemá zmysel sa tváriť, že neexistujete. Najmä ak vám to prinesie osobný úžitok.

Viem, že toto rozhodovanie býva ťažké, no ak si vypnete telefón a čakáte zásielku od kuriéra, tak vám to nepomôže. Vtedy je lepšie sa možno nechať vyrušiť a vopred s tým počítať. Naopak sa môžete dozvedieť nejakú podstatnú informáciu napríklad o tom, že nastal pokles konkrétnej kryptomeny a budete chcieť povedzme nakúpiť. Možno že bude treba reagovať hneď, možno nie. Ale je to ten typ notifikácie, ktorú dokážete využiť.

Pozor, opäť na kontext. Z môjho pohľadu je treba byť na tieto situácie pripravený. Ak nemáte voľné prostriedky na to, aby ste nakupovali, tak informácia o poklese vám príliš nepomôže, pretože nebudete schopný dostatočne rýchlo reagovať a možno sa nakoniec vyhnete aj panike a unáhlenému rozhodnutiu.

Dajte mi vedieť, čo sú vaše zvyklosti, chyby alebo naopak pozitívne veci pri plánovaní úloh.